Kaip perkelti (migruoti) el. paštą į Microsoft 365

El. pašto perkėlimas į Microsoft 365 – vienas dažniausių darbų, kurį atliekame savo klientams. Nesvarbu, ar šiuo metu naudojamos hostingo paslaugos teikėjo el. pašto dėžutės, ar senas Exchange el. pašto serveris, perkelti laiškus įmanoma iš įvairių servisų, serverių ir paslaugų teikėjų.

Nuo ko pradėti?

Prieš pradedant el. pašto dėžučių migravimą reikia:

• Pasirinkti tinkamą Microsoft 365 planą (dažniausiai Business Standard arba Premium, daugiau apie planus galite sužinoti Kokį Microsoft 365 planą rinktis verslui? Basic, Standard ar Premium palyginimas);
• Turėti vadinamajį TENANT (pagrindinę paskyrą) prie kurios bus priskirtos Jūsų turimos licencijos;
• Nuspręsti iš anksto, kada keisite DNS įrašus (MX), kad nauji laiškai jau eitų tiesiai į Microsoft 365 kol vyks migravimas;

Dažniausi migracijos būdai

• Iš Google Workspace – yra oficialus migracijos įrankis, galima perkelti laiškus, kalendorių, kontaktus.
• IMAP serveris, ZOHO, kitos sistemos – IMAP migracija, galima perkelti tik laiškus. Kalendorius ir kontaktai dažniausiai perkeliami rankiniu būdu.
• Senasis Exchange – keli įrankiai, arba Hybrid sprendimas, galima perkelti beveik viską, priklauso nuo versijos ir el. pašto dėžučių dydžio.
• PST failai iš Outlook – importavimo metodas, laiškai iš Outlook, galima perkelti tik laiškus, bet kiekvienu atveju reikia peržiūrėti individualiai.

IMAP migracija perkelia tik laiškus. Kalendorius, kontaktus, kitas taisykles dažniausiai tenka perkelti atskirai arba rankiniu būdu.

Pagrindiniai žingsniai migravimui (jeigu užsakovas vykdo pats):

1. Pasiruošimas
   Sukurkite Microsoft 365 tenant, pridėkite domeną, vartotojus, priskirkite licencijas.
   
2. Migracijos parengimas
   Exchange administravimo centre sukuriate migracijos paketą (Google Workspace, IMAP, ZOHO ar kitą tipą);
   
3. Testavimas
   Pirmiausiai perkelkite 1-2 pašto dėžutes ir patikrinkite ar viskas persikėlė, ar Exchange migration nerodo klaidų;
   
4. Pilna migracija
   Jeigu testavimo migravimas pavyko, tęskite ir migruokite visas likusias el. pašto dėžutes; Procesas gali užtrukti labai greitai, arba labai ilgai, priklausomai nuo dėžučių kiekio, dydžio.
   
5. MX keitimas (verta apsvarstyti kelis būdus)
   1. Kai duomenys perkelti, pakeičiate DNS MX įrašą, kad nauji laiškai eitų į Microsoft 365 serverius. Seną sistemą paliekate dar kažkuriam laikui, dažniausiai 1-2 savaitėms).
   2. Kai duomenys dar tik bus perkelti, pakeičiate DNS MX įrašą, kad nauji laiškai eitų jau dabar į Microsoft 365 serverius. Seną sistemą paliekate, vykdote migravimą ir naudojatės jau nauja Microsoft 365 paslauga iki kol seni laiškai sukris į Microsoft 365 serverius iš ankstesnio paslaugų teikėjo.
      
6. Po migravimo atliekami veiksmai
   Nustatote MFA, patikrinte prieigos teises, įdiegiate programas į kompiuterius, kitus įrenginius, suteikiate prisijungimus, apmokote darbuotojus.

Dažnos klaidos:

• Priklausomai nuo pasirinkimo MX pakeičiami per anksti – dalis laiškų prarandama.
• Neperkeliami kalendoriai ir kontaktai (ypač per IMAP).
• Neįjungiamas MFA po migracijos.
• Neatliekamas testas su keliais vartotojais.

Ar verta daryti patiems?

Mažai dėžutei ir paprastam IMAP atvejui – dažnai galima. Didesnei įmonei, Google Workspace migracijai, ar kai reikia minimalių laiko nuostolių – geriau pasitelkti IT specialistą, žmogų kuris žino ką daro ir kaip tai veikia, ne konsultuotis su AI ar leisti jam tai padaryti už Jus. Klaida migracijos metu gali kainuoti daugiau nei pats darbas ar užsakyta paslauga.

Jeigu nenorite rizikuoti ar tiesiog neturite tam laiko, galime atlikti visą migraciją už Jus. Tai įeina į Microsoft 365 verslui paslaugą arba vienkartinius darbus. Preliminarią kainą galite paskaičiuoti IT paslaugų kainos skaičiuoklėje.